Voor een artsenfederatie gevestigd in Utrecht zijn we op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris ter ondersteuning van de ondernemingsraad.

De medezeggenschap

In verband met vertrek van de ambtelijk secretaris is de ondernemingsraad op zoek naar vervanging per 1 januari 2024.

De OR van deze artsenfederatie wordt sinds vele jaren ondersteund door een externe ambtelijk secretaris. Als ambtelijk secretaris ben je de steun en toeverlaat van de OR. Je verzorgt niet alleen de organisatorische ondersteuning, zoals de verslaglegging en correspondentie, maar adviseert ook bij inhoudelijke meningsvorming van de OR. Met uitgebreide kennis van wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap ondersteun je de OR om haar rol en taken zo goed mogelijk te vervullen. De OR wil inzetten op betere communicatie, zodat collega’s de OR weten te vinden en de meerwaarde ziet.

De ondernemingsraad bestaat uit 7 leden en vertegenwoordigt 125 medewerkers.

Werkzaamheden

Organisatorische en secretariële werkzaamheden:

• Organisatie, voorbereiding en verslaglegging van de OR-vergaderingen en van de OV-vergaderingen.
• Verzamelen en verstrekken documentatie en informatie en zo nodig richtlijnen ter zake geven.
• Correspondentie en archivering.

Beleidsondersteunende activiteiten:

• Procesbegeleiding en advisering bij de inhoudelijke meningsvorming bij de behandeling van onder meer advies- en instemmingsaanvragen.
• Signaleren en agenderen van medezeggenschap gerelateerde ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie.
• Opstellen van onder meer concept adviezen, instemmingen, etc.
• Coördinatie en begeleiding bij het opzetten en uitvoering geven aan de communicatie met de medewerkers.
• Het bewaken van de naleving van wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap.
• Organiseren en bijwonen van trainingen, samen met de OR-leden.

Gewenste vaardigheden

• WO werk- en denkniveau; bij voorkeur aangevuld met een vakopleiding AS.
• Ervaring met het ondersteunen en begeleiden van medezeggenschap organen.
• Ervaring in een not-for-profit organisatie is een pré.
• Uitmuntende beheersing van de Nederlandse taal.
• Grondige kennis van medezeggenschap en medezeggenschapsrecht.
• Analytisch vermogen en accuraat.
• Uitstekende digitale vaardigheden, KNMG is een zogenoemd ‘paperless office’.
• Communicatief vaardig, proactief, creatief en initiatiefrijk.
• Goed zelfstandig en in teamverband kunnen werken.