De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR). De rol
omvat organisatorische, administratieve en adviserende taken om ervoor te zorgen dat de OR effectief en efficiënt kan
functioneren en haar wettelijke en beleidsmatige taken kan vervullen.
Deze functie vereist een combinatie van organisatorische, administratieve en communicatieve vaardigheden, evenals een hoge mate van professionaliteit en discretie. De functie van Ambtelijk Secretaris is voor 8 tot 16 uur per week.

Verantwoordelijkheden

• Voorbereiden en organiseren van OR-vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s en het verspreiden
  van vergaderstukken.
• Coördineren van de logistieke aspecten van OR-vergaderingen, zoals het reserveren van vergaderruimtes en
  het regelen van technische faciliteiten.
• Plannen en coördineren van overlegvergaderingen met de bestuurder en andere stakeholders.

Administratieve taken

• Notuleren tijdens OR-vergaderingen en zorgen voor tijdige verspreiding van notulen en actiepunten
• Beheren van documenten en archieven, inclusief het bijhouden van een overzicht van besluiten en
• vervolgstappen
• Ondersteunen bij de opstelling van OR-rapporten, adviezen en beleidsdocumenten

Adviserende taken

• Acteren als aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van OR-leden en andere belanghebbenden
• Adviseren over procedures, regelgeving en beleidsrichtlijnen die relevant zijn voor de OR
• Bijdragen aan de ontwikkeling en implementatie van verbeteringen in de werkwijze van de OR

Communicatie en coördinatie

• Fungeren als schakel tussen de OR, het bestuur en andere interne en externe stakeholders.
• Coördineren van communicatie en informatie-uitwisseling tussen verschillende partijen.
• Waarborgen van een transparante en effectieve communicatie binnen de OR en met externe partijen.

Vereisten

• Minimaal een hbo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting zoals bestuurskunde, rechten of bedrijfskunde.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie of nonprofitsector.
• Ervaring met vergader- en secretariële ondersteuning is een pré, specifiek ervaring met OR-ondersteuning is gewenst.

Vaardigheden

• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Hoog niveau van nauwkeurigheid en aandacht voor detail
• Vermogen om onder druk te werken en deadlines te halen
• Discretie en integriteit bij het omgaan met gevoelige informatie
• Vaardig in het gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en andere relevante software.
• Ervaring met documentmanagementsystemen is een pré.

Persoonlijke eigenschappen

• Proactief en zelfstandig kunnen werken.
• Flexibel en in staat om te multi-tasken.
• Probleemoplossend vermogen en een praktische instelling.
• Klantgericht en dienstverlenend ingesteld.