Voor de Universiteitsraad zijn we met spoed op zoek naar een Interim Griffier, totdat de vacature is opgevuld. 
De vaste vacature is voor 0,8 – 1 fte | Voor de interim opdracht geldt: graag aangeven hoeveel uur je per week maximaal beschikbaar bent.

Jouw taak is tweeledig. Je ondersteunt de Universiteitsraad in haar rol als het centrale medezeggenschapsorgaan binnen de universiteit. Daarnaast ben je de ambtelijk secretaris van het Lokaal Overleg. Je speelt daarbij een centrale rol in het proces van informatie en coördinatie in het medezeggenschapscircuit. Vooruitdenken en proactief handelen is daarbij van groot belang.

Er komen in de Universiteitsraad veel interessante onderwerpen aan bod die van belang zijn voor de universiteit, zoals het strategisch plan, de begroting, jaarplannen, jaarverslagen, de verkiezingen, de planvorming van de faculteiten en de onderwijsregelingen.
In het Lokaal Overleg spreken het College van Bestuur en vertegenwoordigers van de vakbonden over onderwerpen die van belang zijn voor de rechtspositie van medewerkers. Bijvoorbeeld reorganisaties en CAO-afspraken die door de universiteit zelf moeten worden uitgewerkt.
Als je het een uitdaging vindt om het medezeggenschapsproces soepel en secuur te laten verlopen, dit in nauwe samenwerking met de voorzitters van de Universiteitsraad en het Lokaal Overleg en de bestuurssecretaris van het College van Bestuur, dan zoeken wij jou!

Onze nieuwe collega is een enthousiaste, proactieve griffier die gemakkelijk verbindingen legt en die toegankelijk is. Uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels zijn daarbij vanzelfsprekend. Je moet gevoel hebben voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ervaring met procedures binnen de medezeggenschap strekt tot de aanbeveling.

De belangrijkste taken in deze functie zijn:

• Ondersteunen van de beleids- en besluitvorming van het medezeggenschapsorgaan door het in opdracht van de voorzitter inwinnen, verzamelen en redigeren van beleids- en besluitvormingsinformatie.
• Doen van voorstellen voor de aanpassing van bestaande procedures en reglementen en na verkregen goedkeuring, invoeren daarvan.
• Toezien op en bevorderen van de naleving van vastgestelde procedures, besluiten en afspraken.
• Bewaken en actief beïnvloeden/ bijsturen van de procesmatige en procedurele voortgang van de besluitvorming en de implementatie van genomen besluiten.
• Optreden als contactpersoon voor het medezeggenschapsorgaan en haar activiteiten voor in- en extern belanghebbenden.
• Voorbereiding van de vergaderingen (agendering, samenstelling, controle, planning, vergaderfaciliteiten en -logistiek e.d.) onder aansturing van de voorzitter en bestuurssecretaris.
• Verzorgen van de organisatie en verslaglegging van de vergaderingen van de universiteitsraad, die onder andere 9 maal per jaar met het CvB overleg pleegt. Daarnaast ondersteun je de raadsleden door middel van advies, scholing en informatie, en zorg je voor goede communicatie met alle betrokken partijen.
• Zorgdragen voor het vergadercircuit van het Lokaal Overleg. Dat bestaat uit een agendacommissie en een overlegvergadering. Daarbij ondersteun je de vakbonden in hun intern overleg, afspraakbewaking, dossiervorming, uitwisselen van informatie met andere medezeggenschapsorganen en LO delegaties bij andere instellingen.
• Bijdragen aan het in concept opstellen van jaarplannen, begrotingen en het jaarverslag.
• Bewaken van de kwaliteit van de informatievoorziening.
• Overige organisatorische ondersteuning op verzoek.

Functie-eisen

Heb jij of ben jij:

• HBO werk- en denkniveau en ruime ervaring in een soortgelijke functie of met dergelijke werkzaamheden. Ervaring met bestuursrecht is een pre.
• Ruime ervaring met en plezier in notuleren in zowel het Nederlands en het Engels.
• Een dienstverlenende, flexibele en initiatiefrijke collega die gestructureerd, nauwkeurig en bovendien goed is in zelfstandig werken.
• Goed in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Ervaring met digitale vergadertechnieken is een pré.