Emancipatie van het vak: een nieuwe fase voor de ambtelijk secretaris
Een mijlpaal in professionalisering
Sinds 1 oktober is het zover: het vernieuwde functieprofiel van de ambtelijk secretaris staat officieel in het FWG-systeem, het functiewaarderingssysteem in de zorgsector. Dit is het resultaat van een intensief traject, geleid door FWG-deskundige Menno Jacobs. Hij startte vorig jaar met de herijking van de functie – en wat een beweging heeft dit in gang gezet! Niet alleen is het bestaande profiel aangescherpt, er is ook een geheel nieuwe functie toegevoegd.
Terug naar de kern
Toen we Menno in oktober 2024 spraken voor het AS-Magazine, werkte hij nog aan het onderzoek. Het bureauonderzoek en de expertmeetings waren achter de rug en hij was met zijn advies bezig. Zijn eerste bevindingen waren opvallend. Vaak blijken opleidingsstructuren in organisaties leidend te zijn voor de functiebeschrijving, terwijl in de praktijk de visie op medezeggenschap juist bepalend is voor hoe het vak wordt ingevuld. Jacobs pleitte daarom voor een profiel dat intrinsiek voortkomt uit de organisatie zelf, vanuit de eigen kijk op medezeggenschap.
Ook de enorme variatie in wijze van uitvoeren van het vak vond hij opvallend. Wat de ene secretaris doet, kan sterk verschillen van de ander. Terwijl beiden in hetzelfde profiel zijn ingedeeld. Tot slot leeft er een duidelijke vraag naar een nieuwe rol: een adviseur die niet alleen de OR ondersteunt, maar ook de organisatie strategisch begeleidt in participatie- en medezeggenschapsvraagstukken.
Het einde van de drie niveaus
Met de herijking komt er een einde aan de bekende drie niveaus: organisatorisch/secretarieel, beleidsondersteunend en adviserend. Niveau 1, de ambtelijk secretaris met puur organisatorisch-secretariële taken verdwijnt uit het profiel. Wie uitsluitend deze werkzaamheden verricht, valt nu onder de kernfunctie managementondersteuning/secretaresse (FWG40). (Het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan management of teams, met taken zoals agendabeheer, correspondentie, verslaglegging en het coördineren van praktische zaken, zonder inhoudelijke of strategische rol in medezeggenschap).
Vanaf nu zijn er nog twee niveaus binnen de kernfunctie ambtelijk secretaris:
- Ambtelijk secretaris (Proces)ondersteuner (FWG45)
Verricht ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van één of meerdere medezeggenschapsorganen - Ambtelijk secretaris Adviseur (FWG50)
Verricht adviserende werkzaamheden ten behoeve van een of meerdere medezeggenschapsorganen.
Adviseert de leden van het medezeggenschapsorgaan met betrekking tot de aanpak en prioriteitstelling van onderwerpen en in het overbruggen van tegenstellingen bij besluitvorming
Nieuwe functie: Adviseur Medezeggenschap en Participatie
Een belangrijke vernieuwing is de toevoeging van een geheel nieuwe rol: Adviseur Medezeggenschap en Participatie. Een deskundige op het gebied van medezeggenschap en participatievraagstukken. Deze professional adviseert de organisatie met betrekking tot de aanpak, prioriteitsstelling, implementatie en uitvoering van het medezeggenschaps- en participatiebeleid en de medezeggenschapsstructuur.
De zorgsector wordt steeds complexer en samenwerking en samen beslissen wordt steeds belangrijker. Dit vraagt om structurele participatie van alle deelnemers bij de inrichting en verandering van zorgprocessen. Deze adviseur is verbinder en facilitator, deskundig op het gebied van medezeggenschap en in staat om de stem van medewerkers en cliënten structureel een plek te geven in de besluitvorming. Dit is vergelijkbaar met de positie van bijvoorbeeld de kwaliteitsfunctionaris (referentiefunctie). Daarmee wordt de Adviseur Medezeggenschap en Participatie een functie met grote toekomstwaarde in de zorg.
Alles heeft een plek
De nieuwe indeling brengt meer helderheid en doet recht aan de diversiteit van het vak. Waar ambtelijk secretarissen eerder in hetzelfde profiel vielen, terwijl hun werkzaamheden sterk uiteenliepen, heeft ieder nu een duidelijke plek. Vervult een ambtelijk secretaris ook taken van de Adviseur Medezeggenschap en Participatie, is dit op te lossen met een combinatiefunctie.
Nieuwe functie-eisen
Met de herijking zijn ook de functie-eisen aangescherpt:
- Ambtelijk secretaris (Proces)ondersteuner: kennis op mbo 4-niveau, aangevuld met scholing tot ambtelijk secretaris, ruime ervaring.
- Ambtelijk secretaris Adviseur: kennis op hbo-niveau, eveneens aangevuld met scholing tot ambtelijk secretaris en ervaring.
- Adviseur Medezeggenschap en Participatie: kennis op hbo-niveau van medezeggenschap en participatie, aangevuld met ruime ervaring
Deze eisen maken het onderscheid tussen de rollen helder. Daardoor hebben organisaties en ondernemingsraden een praktisch handvat bij het kiezen van passende ondersteuning.
Een mooie en nodige ontwikkeling
Voor organisaties, ondernemingsraden én ambtelijk secretarissen is dit een belangrijke stap. Eindelijk is er een duidelijk onderscheid tussen puur organisatorische ondersteuning en daadwerkelijke begeleiding van medezeggenschap. Bovendien draagt de toevoeging van het hbo-niveau als eis bij aan de verdere professionalisering van het vak.
Impact in de praktijk
Voor de ambtelijk secretaris:
De invoering van de nieuwe functieprofielen heeft direct gevolgen voor iedereen die in de zorgsector met medezeggenschap werkt. Voor ambtelijk secretarissen betekent dit vooral meer helderheid in hun positie. Ze kunnen zich beter herkennen in de nieuwe profielen en hebben daarmee ook een steviger basis om het gesprek aan te gaan met hun leidinggevende over hun rol en toegevoegde waarde binnen de organisatie.
De herijking geeft ook een impuls aan de rolontwikkeling van ambtelijk secretarissen. Het profiel nodigt uit om bewust na te denken over de eigen ontwikkeling: richt ik me vooral op (proces)ondersteuning, of wil ik doorgroeien naar een adviserende of zelfs strategische rol? Deze differentiatie maakt de mogelijkheden en het toekomstperspectief van het vak veel duidelijker.
Voor de opleidingsinstituten:
Voor opleidingen en opleidingsinstituten ligt er een duidelijke uitdaging. Op dit moment biedt slechts één aanbieder een hbo-gecertificeerde opleiding tot ambtelijk secretaris aan. Voor andere aanbieders is dit hét moment om hun programma’s tegen het licht te houden.
Voor de beroepsorganisatie:
Ook voor de Vereniging voor Ambtelijk Secretarissen Medezeggenschapsorganen (VASMO) zijn de nieuwe profielen een belangrijk signaal. Het bestuur van de VASMO bracht dit jaar nog het Basisboek Ambtelijk secretaris uit. In dit boek staat de oude driedeling van de functieprofielen centraal, met een sterke nadruk op de organisatorisch-secretariële taken. Dat sluit niet meer aan bij de werkelijkheid van het vak – en zeker niet bij de nieuwe functieprofielen.
Dat betekent ook dat de accreditatie van opleidingen opnieuw moet worden vormgegeven. Tot nu toe was die gebaseerd op de drie oude niveaus, maar met de nieuwe indeling is hiervoor een ander uitgangspunt nodig.
Een mijlpaal in de emancipatie van het vak
De vernieuwde functieprofielen zijn meer dan een technische herziening: het is een mijlpaal in de emancipatie van het vak. Met duidelijke rollen, hogere en andere eisen en nieuwe perspectieven is de weg vrijgemaakt voor een verdere versterking van de ondersteuning van medezeggenschap in organisaties.
Voorlopig geldt dit alleen voor de zorgsector, maar de boodschap is duidelijk:
het vak is in beweging en de professionalisering zet onvermijdelijk door – en daar profiteert iedereen van.
Over FWG
Functiewaardering is het proces waarbij de waarde van een functie binnen een organisatie wordt beoordeeld op basis van taken, verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden. Het resultaat is de relatieve zwaarte ten opzichte van andere functies. Het doel is om functies eerlijk te belonen en een consistente beloningsstructuur te creëren.
FWG is het functiewaarderingssysteem dat gebruikt wordt in de zorg. Het systeem wordt onderhouden door Stichting FWG, in samenwerking met werkgevers- en werknemersorganisaties.
In het FWG-systeem wordt ‘de zwaarte’ van een functie bepaald en wordt de functie ingedeeld in een functiegroep. De cao-partijen koppelen vervolgens deze functiegroepen aan salarisschalen.
