Jaap Jongejan langs de meetlat

In Langs de meetlat vragen we bestuurders naar hun visie op de functie van ambtelijk secretaris. Omdat SBI Groep het grootste opleidingsinstituut voor ondernemingsraden heeft, vroegen we algemeen directeur Jaap Jongejan naar zijn visie op medezeggenschap en op de samenwerking met een ambtelijk secretaris.

Stichting SBI staat voor Samenwerking, Bezinning en Inspiratie. Zij is eigenaar van Landgoed Zonheuvel in Doorn, van de gebouwen van Hotel & Conferentiecentrum Landgoed Zonheuvel, facilitair centrum SBI Beheer en van de advies- en opleidingsorganisaties SBI Formaat, OR Consultancy, WissemaGroup en Odyssee. In totaal werken er tweehonderd medewerkers bij SBI en is er één ondernemingsraad en vier personeelsvertegenwoordigingen. De medezeggenschap wordt niet ondersteund door een ambtelijk secretaris. De meeste leden zijn zelf professionals in de medezeggenschap.
Jaap Jongejan is directeur-bestuurder van het SBI.

1. Wat is jouw visie op de medezeggenschap?

“Wat we nu zien gebeuren is dat ontwikkelingen in de maatschappij sneller gaan dan de ontwikkeling van de mens. Dit heeft gevolgen voor de organisatie en voor de OR. Denk maar aan het feit dat besluiten die gevolgen hebben voor bedrijven in Nederland genomen worden door het moederbedrijf in het buitenland. Of denk aan technologische ontwikkelingen zoals AI. Hoewel ondernemingsraden steeds meer samen gaan werken met HR of eerder betrokken worden, wordt het gat tussen de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen steeds groter. De OR kan hierin een verbindende rol spelen door te zorgen dat alle medewerkers zich onderdeel blijven voelen van wat er gebeurt en vertrouwen blijven houden in de organisatie; ook al kunnen ze de ontwikkelingen niet helemaal volgen.
Voorwaarde is wel dat de zeggenschap de medezeggenschap serieus neemt en dat de OR zichzelf ook serieuzer gaat neerzetten. De onafhankelijke eigen positie is medebepalend voor het succes van de OR. Ik ben er voorstander van dat bestuurder en OR aan het begin van iedere zittingsperiode een convenant afsluiten. Daarin spreken ze af wat zij de komende drie of vier jaar gaan doen op basis van de onderwerpen die zij zien aankomen.”

2. Wat voor rol vervult de ambtelijk secretaris in de medezeggenschap?

“De rol van de ambtelijk secretaris vloeit wat mij betreft voort uit de afspraken die OR en bestuurder aan het begin van de zittingsperiode maken. De ondernemingsraad is een zelfsturend en democratisch gekozen orgaan en moet zijn eigen secretariaat kunnen organiseren. Zelfs als de wensen van de OR afwijken van het bestaande functieprofiel van de ambtelijk secretaris binnen de organisatie. In veel gevallen wordt er een ambtelijk secretaris door de organisatie ter beschikking gesteld, waar de nieuwe ondernemingsraad het maar mee moet doen. In feite bepaalt dan de organisatie en/of de ambtelijk secretaris op basis van een functieprofiel, hoe de ondersteuning eruitziet. De OR wordt daar dan mee geconfronteerd. Dat heeft iets weg van gedwongen winkelnering.
De OR moet naar mijn overtuiging – net als bij het aanstellen van de arbodeskundige – een stem hebben in het functieprofiel en de aanstelling van de ambtelijk secretaris. Zoals het de OR ook vrij staat de keuze van scholing en inhuur van een externe deskundige te bepalen.
Natuurlijk kan het heel fijn zijn voor een nieuw ingestelde OR dat er al een deskundige ambtelijk secretaris is die de nieuwe leden op weg helpt. Toch moet het uitgangspunt volgens mij zijn dat de OR zelf bepaalt.
Idealiter is de ambtelijk secretaris in dienst van een externe partij en ‘benoemd’ voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld de zittingsperiode van de OR. Dan is de ambtelijk secretaris neutraal en niet in dienst van de werkgever.”

3. Wat is volgens jou de top-3 van belangrijkste taken van de ambtelijk secretaris?

“Dit is helemaal afhankelijk van de wens van de OR. Als de OR een visie heeft en weet welke rol hij wil spelen de komende zittingsperiode, kan hij bepalen wat voor advies en ondersteuning hij nodig heeft. Dan kan hij de taken van de ambtelijk secretaris bepalen. Dit kan dus per OR verschillend zijn of anders ingevuld worden, afhankelijk van de context en de ondernemingsraad.”

4. Over welke competenties moet de ambtelijk secretaris beschikken?

“Het is belangrijk dat de ambtelijk secretaris kennis heeft over medezeggenschap, maar ook over besturen van organisaties. Hij moet maximaal flexibel zijn en optimaal kunnen communiceren. Transparantie en ethiek moeten bij hem hoog in het vaandel staan.”

5. Vind je dat de bestuurder betrokken met worden bij de werving van de ambtelijk secretaris?

“Dit zou in gezamenlijkheid moeten gaan, maar de OR moet er een belangrijkere rol in hebben.
De OR zit immers in een afhankelijkheidspositie ten opzichte van de bestuurder. Hoe krijg je in een afhankelijke situatie, die gelijk lijkt, onafhankelijkheid? Daar kan de ambtelijk secretaris een belangrijke rol in spelen. Die onafhankelijke positie is namelijk medebepalend voor het succes van de OR.”

6. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het goed?

“Wanneer de OR tevreden is.”

7. Wanneer doet een ambtelijk secretaris het minder goed?

“Als de OR na zijn zittingstermijn geen goede referentie afgeeft.”

8. Kan de ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap de OR en bestuurder tegelijkertijd adviseren?

“Zeker. Mits beide partijen opdrachtgever zijn en beide tevreden zijn. De ambtelijk secretaris kan de positie van de bestuurder vertalen naar de OR en andersom.
De ambtelijk secretaris is dan binnen de organisatie de professional op het gebied van medezeggenschap. Hij zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie op de hoogte is van medezeggenschapsprocessen en draagt de medezeggenschap uit, zodat iedereen hierbij betrokken is. Hij zorgt ook voor evenwichtige medezeggenschap en draagt bij aan het ontstaan van goede debatten. Dat is in het belang van een betere organisatie en zijn mensen. De dialoog met de medewerkers is hierin essentieel.”

9. Hoe ziet jouw contact met de ambtelijk secretaris eruit?

“Dat is niet van toepassing, want wij hebben geen ambtelijk secretaris.”

10. Welke tip heb je voor andere bestuurders?

“Durf los te laten en gebruik de ambtelijk secretaris niet als doorgeefluik. Neem de adviezen van de ambtelijk secretaris ter harte.”