Resultaten poll: Actieve Rol van Ambtelijk Secretarissen tijdens Overlegvergaderingen van de OR
De rol van ambtelijk secretarissen in overlegvergaderingen van de ondernemingsraad kan variëren. Sommigen vinden dat zij een actieve rol moeten hebben – en dus niet alleen notuleren – , terwijl anderen van mening zijn dat hun rol meer faciliterend of adviserend moet zijn. Ruim 90 respondenten deelden hun mening met ons. En we vroegen enkele deskundigen uit het werkveld weer om hun reactie op het resultaat van de poll.
Door Lotte Lippe
Toelichting respondenten:
79% | Ja, maar hun rol moet voornamelijk ondersteunend zijn aan het proces
De rol van de ambtelijk secretaris binnen de OR is vooral adviserend. Inhoudelijke discussies behoren tot de verantwoordelijkheid van de gekozen OR-leden, maar de ambtelijk secretaris kan wel verduidelijkende vragen stellen over het procesverloop en suggesties doen over advies- en instemmingstrajecten. Ook kan de ambtelijk secretaris mogelijke onjuistheden signaleren en de voorzitter ondersteunen door samenvattingen te geven en de richting van de besluitvorming te duiden. Soms is het handig als de ambtelijk secretaris tijdens vergaderingen mee kan praten om later correcties te voorkomen. Daarnaast bewaakt de ambtelijk secretaris de tijd, zorgt ervoor dat de strategie wordt gevolgd en bewaakt een goede sfeer, zodat het gesprek vloeiend blijft en OR-leden in hun kracht worden gezet.
3% | Ja, zij moeten actief deelnemen en bijdragen aan de discussie
Wanneer de woordvoerder het standpunt van de OR niet duidelijk weet over te brengen of de impact van de reactie van de bestuurder niet volledig overziet, kan de ambtelijk secretaris een verduidelijkende rol spelen. De ambtelijk secretaris kan dan vragen stellen aan de bestuurder of het standpunt van de OR nader toelichten om zo meer helderheid te verschaffen.
9% | Nee, zij moeten een meer passieve rol hebben en zich beperken tot de verslaglegging
Voorafgaand aan de vergadering, zonder aanwezigheid van de bestuurder, speelt de ambtelijk secretaris een actieve rol in het begeleiden van de OR en het bewaken van het proces. Tijdens het overleg zelf, dat primair tussen de bestuurder en de OR plaatsvindt en inhoudelijk van aard is, blijft de rol van de ambtelijk secretaris beperkt. De ambtelijk secretaris stelt alleen verduidelijkende vragen indien nodig voor de verslaglegging of geeft toelichting op het tijdspad of proces, vooral wanneer de OR-leden hier niet helemaal scherp op zijn.
9% | Anders
De ambtelijk secretaris speelt een actieve en zichtbare rol in het proces, maar zonder deel te nemen aan de inhoudelijke discussie. De ambtelijk secretaris kan op verzoek feiten toelichten wanneer er onduidelijkheid is, bijvoorbeeld als iemand zich iets niet goed herinnert. Het belangrijkste is dat de ambtelijk secretaris de OR in zijn kracht houdt en diens rol niet overneemt, omdat dit de medezeggenschap niet ten goede komt. De bijdrage van de ambtelijk secretaris ligt vooral in een goede voorbereiding van de OR en in het ondersteunen bij de evaluatie en verwerken van besluiten en afspraken na het overleg. Als de OR, het dagelijks bestuur (DB) en de ambtelijk secretaris goed op één lijn zitten en het overleg grondig is voorbereid, is een actieve rol van de ambtelijk secretaris tijdens het overleg meestal niet nodig en is inhoudelijke deelname aan de discussie ongewenst.
En wat vindt het werkveld ervan?
Dennis Schwarts
De Wet op de ondernemingsraden bevat geen taakomschrijving van de ambtelijk secretaris. Sterker nog, het begrip komt er strikt genomen helemaal niet in voor. De WOR spreekt over de mogelijkheid om de ondernemingsraad een secretaris ‘toe te voegen’. In zo’n geval is de secretaris zelf geen lid van de ondernemingsraad. Dat betekent eveneens dat de ambtelijk secretaris niet democratisch is gekozen en daarom ook geen vertegenwoordiger van de werknemers is. Vanuit dat licht is de uitkomst van de enquête goed te begrijpen. Het merendeel vindt namelijk dat de ambtelijk secretaris wel een actieve rol moet hebben, maar enkel ten aanzien van het proces. De OR gaat over de inhoud, en de ambtelijk secretaris is er voor de ondersteuning.
Een ambtelijk secretaris met kennis van de WOR en de organisatie kan een belangrijke bijdrage leveren aan het informeren van de OR over de juridische kaders en binnen die kaders kan de OR vervolgens zijn positie bepalen. Wist u dat de ambtelijk secretaris ook beschermd wordt tegen benadeling door de ondernemer? Op grond van art. 21 WOR mogen, onder meer, OR-leden niet worden benadeeld vanwege hun OR-lidmaatschap. Het doel is om te waarborgen dat zij onafhankelijk en zonder angst voor represailles hun werk kunnen doen. Diezelfde bescherming geldt dus ook voor de ambtelijk secretaris. In eerste instantie vond de wetgever het niet nodig om de ambtelijk secretaris te beschermen, omdat die geen vertegenwoordigende taken heeft. De minister erkende echter dat de ambtelijk secretaris in de praktijk toch als onderdeel van de OR zal worden gezien. Ook in de wetsgeschiedenis zie je dus geen eenduidige opvatting over de rol en taak van de ambtelijk secretaris terug!
Mark Jens
De rol van de ambtelijk secretaris bij de overlegvergadering? Daar kan ik kort over zijn, bij ons doet deze vol mee. Natuurlijk is de primaire taak om het proces te helpen bewaken en de raad bij te staan met raad en daad. Dat komt ook duidelijk naar voren uit de poll. Wellicht heeft het feit dat in onze situatie de ambtelijk secretaris ‘gewoon ook een werknemer’ is, invloed op de totale acceptatie van de raad om deel te nemen aan de discussie. Maar ik denk ook dat het te maken heeft met de informele bedrijfscultuur en matrixorganisatie.
Als voorzitter heb ik natuurlijk wel invloed op hoe dit in de praktijk gebracht wordt. Ik merk ook dat de mate van inbreng afhangt van de persoonlijkheid van de ambtelijk secretaris. Ik durf wel te zeggen dat de meeste OR-leden en ook het management erg open staan voor de inbreng van de ambtelijk secretaris en er ook regelmatige naar vragen.
Ik kan me echter ook wel voorstellen dat er bedrijven zijn waar dit totaal niet gepast is of geaccepteerd wordt. Het is ook een beetje aan de ambtelijk secretaris om een bedrijf te selecteren dat past bij je karakter….
Nieuwe poll
Wat is jouw rol al binnen de OR wordt geroddeld?
Binnen een ondernemingsraad kan het er soms heftig aan toegaan, zeker als er sprake is van roddels die de boel polariseren. Het kan de samenwerking bemoeilijken en de sfeer flink beïnvloeden. Maar hoe ga jij als ambtelijk secretaris daarmee om? Grijp je in, blijf je op de achtergrond of kies je een andere aanpak? We zijn benieuwd naar jouw reactie. Vul de poll in en laat ons weten: Wat is jouw rol als binnen de OR polariserend wordt geroddeld?
De resultaten van deze poll publiceren we in het AS-magazine van februari 2025.
