Taken ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap

Een ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap levert een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van een ondernemingsraad. De ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap biedt professionele ondersteuning aan ondernemingsraden en zijn commissies, waardoor de leden zich optimaal bezig kunnen houden met de inhoudelijke taken van de ondernemingsraad.

Ondersteuning van een ondernemingsraad, cliëntenraad of medezeggenschapsraad kan op verschillende niveaus plaatsvinden; van junior ambtelijk secretaris, ambtelijk secretaris tot adviseur medezeggenschap. Welk niveau de raad nodig heeft hangt af van de taken die de gedaan moeten worden.

Wij hebben de taken van ambtelijk secretaris / adviseur medezeggenschap gebundeld in zes rollen (communicator, manager, expert, navigator, coach en trainer). Elke rol bestaat uit taken die per niveau verschillend kunnen zijn. Hieronder ziet u de taken van de (junior) ambtelijk secretaris en adviseur medezeggenschap.

Direct naar:

Download het overzicht in pdf

Hoeveel uren ondersteuning heb ik nodig?

Snel weten hoeveel ondersteuningsuren uw raad nodig heeft?

Bereken het met onze urencalculator.

Naar de urencalculator

Functiebeschrijvingen AS en AM

Bekijk de functiebeschrijvingen van de ambtelijk secretaris en adviseur medezeggenschap

Naar de functiebeschrijvingen

Taken van de adviseur medezeggenschap

Communicator

Ik zorg voor professionele communicatie tussen de OR en de stakeholders

  • Eindredactie nieuwsbrieven / jaarverslagen
  • Complexe beleidsnotities, adviezen, initiatieven opstellen
  • Adviseren over onderhandelingstechnieken
  • Adviseren over te voeren communicatiestrategie

Manager

Ik zorg voor de goede coördinatie en organisatie van het OR-werk

  • Coördinatie van medezeggenschapstrajecten binnen de organisatie
  • Coördineren en bewaken voortgang werkplan medezeggenschapsorgaan
  • Organiseren en / of faciliteren van medewerkersparticipatie
  • Aansturen van het ambtelijk secretariaat

Expert

Ik ben de vraagbaak of de medezeggenschapsdeskundige

  • Organisatiestrategie vertalen naar gevolgen voor de medezeggenschap
  • Adviseren over medezeggenschapsstructuren
  • Adviseren over vormgeving van participatieve medezeggenschap
  • Opstellen en actualiseren van reglement en convenanten
  • Inhoudelijk adviseren over advies- / instemmingsaanvragen
  • Voorbereiden van juridische procedures
  • Adviseren over vormgeving van het algemene gang van zaken medezeggenschapsorgaan

Navigator

Ik houd de in- en externe ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap in de gaten voor de OR

  • Adviseren over positionering medezeggenschap binnen organisatie en / of de rol en positie van de OR binnen de organisatie
  • Strategisch en tactisch adviseren over prioritering / afhandeling medezeggenschapsdossiers / -thema’s
  • Contactpersoon en adviseur voor medezeggenschapsorgaan, bestuurder, HR, vakbonden, toezichthouders

Coach

Ik begeleid de OR-leden zowel individueel als in het groepsproces

  • Initiëren en / of toepassen van vergader- / brainstormtechnieken
  • Coachen individuele leden en / of de groep(en)
  • Signaleren van mogelijke knelpunten en conflicten
  • Conflicthantering / begeleiding
  • Begeleiding bij de rolverdeling binnen de OR
  • Adviseren over in te zetten werkvormen

Trainer

Ik zorg voor scholing en ontwikkeling van de OR-leden en de OR

  • Signaleren leerdoelen individuen en van de groep en OR hierover adviseren
  • Opstellen scholingsprogramma / -plan
  • OR(-leden) ondersteunen bij de ontwikkeling van vaardigheden
  • OR(-leden) begeleiden in het leerproces
  • Zelfstandig geven van medezeggenschapstrainingen
  • On-the-job training incorporeren in het medezeggenschapswerk

Taken van de ambtelijk secretaris

Communicator

Ik zorg voor professionele communicatie tussen de OR en de stakeholders

  • Zelfstandig opstellen agenda met toelichting
  • Zelfstandig opstellen (instemming- / adviesbrieven en initiatieven)
  • Samenvattende en beleidsvoorbereidende notities schrijven
  • Opstellen van en coördinatie voeren over OR-communicatieplan
  • Organiseren en uitvoering geven van achterbanraadplegingen
  • Opstellen nieuwsbrieven/jaarverslagen
  • Opstellen verkiezingscampagne

Manager

Ik zorg voor de goede coördinatie en organisatie van het OR-werk

  • Bewaken naleving wetgeving en procedures
  • Organisatie/coördinatie verkiezingsprocedure en -campagne
  • Linking pin zijn voor OR contactgroepen
  • Opzetten en bewaken werkwijze secretariaat
  • Adviseren over OR-jaarplanning
  • Organiseren overdracht
  • Adviseren over en opstellen OR budget

Expert

Ik ben de vraagbaak of de medezeggenschapsdeskundige

  • Inbreng in agendaoverleg
  • Analyseren van advies- en instemmingsaanvragen
  • Actualiseren reglementen/convenanten/instellingsbesluiten
  • OR informeren over vergadervormen en -technieken
  • OR informeren over toe te passen vormen en werkwijze die de medezeggenschap binnen de organisatie bevorderen
  • Voorbereiden van algemene gang van zaken (overleg)

Navigator

Ik houd de in- en externe ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap in de gaten voor de OR

  • Bewaken/afstemmen positionering medezeggenschapsorgaan
  • Signaleren van interne en externe ontwikkelingen en deze vertalen naar de medezeggenschapskaders
  • Voorstellen doen over prioritering van te behandelen
    OR-dossiers / thema’s
  • Inhoudelijke afstemming OR en (project)commissies
  • Contact onderhouden en inhoudelijke afstemming met andere medezeggenschapsorganen
  • Netwerken / contact onderhouden met interne en externe relaties

Coach

Ik begeleid de OR-leden zowel individueel als in het groepsproces

  • OR faciliteren bij in te zetten vergader- en werkvormen
  • Inzicht hebben in groepsdynamica en OR hierover informeren
  • Kennis en toepassing van feedbacktechnieken
  • Procesbegeleiding bij besluitvormingsprocessen
  • Stimuleren/faciliteren van creatieve inbreng
  • Inspireren en motiveren van de groep

Trainer

Ik zorg voor scholing en ontwikkeling van de OR-leden en de OR

  • Inventariseren van trainingswensen en doelen van OR-leden
  • Organiseren en coördineren scholing
  • Selecteren van trainer
  • Afstemmen van scholingsprogramma met OR(-leden) en trainer
  • Bewaken OR-leerdoelen
  • Inwerken nieuwe OR-leden
  • Voorlichting/presentatie geven

Taken van de junior ambtelijk secretaris

Communicator

Ik zorg voor professionele communicatie tussen de OR en de stakeholders

  • Opstellen concept agenda’s
  • Verslaglegging vergaderingen
  • Uitwerken brieven
  • Uitvoering geven aan OR-jaarverslag
  • Uitvoering geven aan het OR-communicatieplan / PR-activiteiten
  • Beheer sociaal (media) platform

Manager

Ik zorg voor de goede coördinatie en organisatie van het OR-werk

  • Opstellen en bewaken actie-, besluiten-, afsprakenlijsten
  • Opstellen en beheer vergaderschema’s e.a. overzichten
  • Medeopstellen van OR-jaarplan
  • Informatiebeheer (postdistributie en archief)
  • Verzamelen en distribueren van relevante informatie
  • Beheer online OR werkomgeving
  • Planning en organisatie scholing
  • Bijhouden OR-budget

Expert

Ik ben de vraagbaak of de medezeggenschaps-deskundige

  • Toetsen van informatie op relevante wet en regelgeving (WOR, Arbo, cao)
  • OR attenderen op relevante wet- en regelgeving
  • Uitvoering geven aan verkiezingsprocedure

Navigator

Ik houd de in- en externe ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap in de gaten voor de OR

  • Vraagbaak- en verwijsfunctie medewerkers

#maakvanjepassiejewerk

Heb je hart voor de medezeggenschap en wil je de overstap maken naar het vak van ambtelijk secretaris of adviseur medezeggenschap? Schrijf jezelf dan gratis in bij OR-ondersteuning en reageer op onze vacatures en opdrachten.

Meld je direct aan!
0182 231 270