Inkijk in de functie van ambtelijk secretaris

Geplaatst op 12 mei 2021

Het grote AS onderzoek 2020

De vraag naar ambtelijk secretarissen neemt toe en dat terwijl het aanbod stagneert. De onbekendheid met de functie ambtelijk secretaris is daar ongetwijfeld debet aan. En dat terwijl deze veelzijdige en vakinhoudelijk interessante functie de laatste jaren enorm in ontwikkeling is. De werkzaamheden van de ambtelijk secretaris veranderen steeds meer van een uitvoerend, secretarieel niveau naar een beleidsmatig, coachend of adviserend niveau. OR-ondersteuning wilde meer weten over deze professional in de medezeggenschap en vroeg organisatieadviesbureau Eprom een kwantitatief en onafhankelijk onderzoek uit te voeren. 

28 vragen en 425 respondenten

Tijdens een webinar op maandag 10 mei jl. presenteerde Ronald Borgts en Marion van Geest van Eprom de resultaten van het ‘Het grote AS onderzoek 2020’. 425 ambtelijk secretarissen hebben de 28 vragen ingevuld en zo meer inzicht gegeven in hun rol, positie, werkzaamheden, tijdbesteding, werkniveau en beloning. We zetten graag een aantal bevindingen op een rij.

Verschil in beloning man/vrouw

Eén van de belangrijkste bevindingen is het salarisverschil tussen mannen en vrouwen. Hoewel het merendeel van de ambtelijk secretarissen vrouw (83%) is, verdienen zij 8 procent minder dan hun mannelijke collega’s. De hoogte van het salaris is verder afhankelijk van de sector waarin men werkt en het niveau van werkzaamheden. De financiële sector kent de hoogste salarissen en de zorg de laagste.

Instroom jongere garde hard nodig 

Uit het onderzoek komt verder naar voren dat de functie van ambtelijk secretaris behoorlijk aan het vergrijzen is. 53 procent van de respondenten is tussen de 50 en 60 jaar en 23% procent is zelfs 60 jaar en ouder. De jongere garde, van 30 tot 50 jaar, is met slechts 5 procent ondervertegenwoordigd. Een toenemende vraag naar medezeggenschapsprofessionals gecombineerd met de vergrijzing maakt dat de instroom van jongere ambtelijk secretarissen absoluut noodzakelijk is om de kwaliteit van medezeggenschap te kunnen blijven waarborgen.

Ervaring en opleiding

De ambtelijk secretaris kan een zeer ervaren professional worden genoemd. Meer dan de helft van de respondenten zit langer dan 10 jaar in het vak en is over het algemeen hoog opgeleid; 80% is hbo of wo geschoold. Qua vakopleiding is het beeld daarentegen meer verdeeld. Ongeveer de helft van de ambtelijk secretarissen heeft daartoe een specifieke leergang gevolgd en de andere helft dus niet.

Vergelijkbare functie: van secretaresse tot adviseur

We hebben ook gevraagd met welke functie (en bijbehorende beloning) de ambtelijk secretaris meestal wordt vergeleken. Secretaresse en adviseur worden toch wel het meest genoemd en dat geeft tijdens het webinar meteen input voor discussie over de positie van de ambtelijk secretaris in het functiehuis. Duidelijk is wel dat organisaties de functie van ambtelijk secretaris op verschillende niveaus inschalen. Wellicht heeft dat ook te maken met de onbekendheid met de rol en functie van ambtelijk secretaris in een organisatie.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding is divers, van 4 tot 40 uur per week, met een gemiddelde van 20 uur. De top 5 waaraan de ambtelijk secretaris zijn tijd besteed is bijna overal:

1. Vergaderen
2. Verslaglegging
3. Organisatorisch / secretarieel (post, archief)
4. Bewaken van afspraken en procedures
5. Beleidsondersteunend (analyseren stukken, schrijven notities, adviezen en instemmingen).

We hebben slechts een aantal resultaten uit het onderzoek genoemd. Voor het gehele onderzoek verwijzen wij graag naar de website van Eprom Organisatieadvies. Daar kunt u het gehele rapport downloaden en nalezen. Via onderstaande knop komt u op de website van Eprom.

Wat gebeurt er nu verder?

Dit unieke onderzoek heeft ons een mooie inkijk gegeven in de rol en positie van de ambtelijk secretaris. Het geeft ons de gelegenheid hiermee de ambtelijk secretaris meer in het voetlicht te zetten. Het geeft ambtelijk secretarissen de mogelijkheid hun eigen functie en beloning te kunnen vergelijken met collega ambtelijk secretarissen en zo de waarde van hun eigen functie beter te kunnen beoordelen.

Wij leggen het onderzoek voor aan relevante partijen in de medezeggenschap die een bijdrage kunnen leveren aan de positionering van de ambtelijk secretaris en de medezeggenschap.

Tot slot danken wij de Beroepsvereniging voor Medezeggenschapsprofessionals (BVMP), Nederlandse Vereniging voor Medezeggenschap (NVMZ) en de vereniging van ondernemingsraden van instellingen in de sector zorg en welzijn (LOMOZ) voor hun medewerking aan de vragen van het onderzoek.

Ter informatie

Het gehele rapport “Het grote AS onderzoek 2020”  kunt u downloaden en nalezen via de website van Eprom Organisatieadvies.